Как упростить учет рабочего времени сотрудников
Любому руководителю важно понимать, сколько на самом деле работают его подчиненные. На это есть минимум две причины. Во-первых, нормы труда и правила его учета регулируются законами . Во-вторых, без понимания нагрузки на сотрудников трудно говорить об эффективности бизнеса. Какие нормы актуальны в 2025 году и как считать рабочие часы сотрудников без лишних усилий — рассказываем в статье.
Оглавление
Что такое рабочее время и его учет с точки зрения закона
Учет рабочего времени в России регулируется тремя документами. Это трудовой договор, внутренние правила организации и статья 91 Трудового кодекса РФ.
ТК определяет границы, в рамках которых работодатель может устанавливать график. Согласно закону:
- Рабочее время — время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности в соответствии с правилами внутреннего распорядка на предприятии и условиями трудового договора.
- Стандартная продолжительность рабочего времени составляет 40 часов в неделю.
- Переработки возможны, но строго регулируются: в день не более четырех часов, в год не более 120 часов. При этом дополнительная нагрузка запрещена для беременных и больных. Сверхурочные часы работы оплачиваются по повышенному коэффициенту: в 1,5 раза больше в первые два часа и по двойному тарифу — в оставшееся время. Вместо денег сотрудник может выбрать дополнительные часы отдыха.
- Переработки должны оформляться официально: с приказом, письменным согласием работника, учетом часов и последующей компенсацией.
- Создавать посменные графики или шестидневную рабочую неделю можно. Но важно, чтобы сотрудник не работал больше 40 часов в неделю и 12 часов в день.
Кроме того, закон обязывает организацию вести учет всего времени, фактически отработанного сотрудником, а не только переработок. Для этого в компании должны быть следующие документы:
- Табель учета рабочего времени. Это документ, подтверждающий, сколько времени каждый сотрудник фактически отработал. Табель заполняется ежемесячно.
- Правила внутреннего трудового распорядка. В них фиксируются начало и окончание рабочего дня, перерывы, режим работы (5/2, сменный и др.).
- Графики работы. Они должны быть согласованы заранее с руководством и с работниками и не нарушать нормы рабочего времени.
- Трудовой договор. В нем прописаны все условия по рабочему графику конкретного сотрудника. Договор также должен соответствовать ТК РФ.
Виды учета рабочего времени
- Поденный. Подходит только для нормированного графика. В этом формате фиксируются рабочие часы сотрудника, перерывы, служебные задания и переработки. Для расчета зарплаты суммируются все отработанные за месяц часы.
- Недельный. Если сотрудник работает разное количество времени в день, подсчет ведут по неделям. При этом общая нагрузка не должна превышать 40 часов, но распределяться они могут по-разному. Если отработанное время превышает норму, 40 часов оплачивают по фиксированной ставке, а переработки — как сверхурочные.
- Суммированный. Используется для сменного графика работы и вахт. Отработанное время учитывается ежедневно, но итог подводят в конце выбранного промежутка: месяца, квартала, года. Тогда же выдают зарплату, учитывая сверхурочные часы.
Отвечает за учет рабочего времени руководитель предприятия. По его приказу назначается исполнитель, который будет собирать и обрабатывать эти данные. Обычно такой работой занимается бухгалтер. Исполнитель обязан:
- фиксировать фактическое время, когда сотрудник работает;
- проверять, действительны ли документы об уважительных причинах отсутствия;
- вести табель учета рабочего времени.
Как учитывать рабочее время сотрудников
Есть несколько инструментов, которые используются для сбора информации о фактически отработанных часах.
Бумажные или электронные журналы
Традиционный способ для малого и среднего бизнеса. В отдельной бумажной тетради или в таблице Excel фиксируется продолжительность рабочего дня, сверхурочные, отпуска, командировки и больничные. Способ практически не требует затрат, но неудобен как для коллектива, так и для того, кто ведет учет.
Тайм-трекеры
Специальные программы, которые контролируют, что именно и как долго сотрудник делает за рабочим компьютером. Система следит за активностью работника при помощи регулярных скриншотов экрана или, например, отмечая движения компьютерной мышки. Трекеры подходят для компаний с фокусом на офисную работу, но с трудом интегрируются в сферу услуг. Кроме того, чрезмерный контроль снижает мотивацию сотрудников. Это подталкивает их искать способы обмануть систему, а не фокусироваться непосредственно на работе.
Системы видеонаблюдения и карты доступа
Хороший дополнительный инструмент для контроля за рабочим временем. Помогает в случае трудовых споров, однако не решает проблему удобного учета рабочих часов.
CRM-система
Наиболее подходящий инструмент для данного вопроса. CRM позволяет настраивать индивидуальный график для каждого сотрудника и автоматически рассчитывать фактический объем отработанных часов. Данные могут сразу передаваться в бухгалтерские программы, что позволяет избежать ошибок и упростить процесс.
Как вести учет рабочего времени сотрудников при помощи YCLIENTS
CRM от YCLIENTS разработана специально для малого бизнеса. Она позволяет автоматизировать большую часть задач по учету рабочего времени и, тем самым, сэкономить время и деньги компании. Вот какие возможности есть у системы:
- Настроить график каждого члена команды, указать количество рабочих дней или смен, дату их начала и окончания, а также перерывов.
- Выбрать разные типы графиков: ежедневный, посменный, по дням недели или же с привязкой к визитам клиентов.
- Отображать суммарное количество рабочих часов за выбранный период (неделю или месяц) для каждого сотрудника. Эти данные при настройке будут автоматически выгружаться в бухгалтерские системы. При этом CRM позволяет вносить изменения в расписание, если сотрудник заболел или в отпуске.
- Автоматически рассчитывать зарплаты и премии сотрудников.
Все это позволяет не тратить время на рутинный подсчет часов и снижает риск ошибиться.
Попробуйте YCLIENTS, чтобы освободить время команды на работу, которая приносит прибыль.
Итоги
Учет рабочего времени сотрудников — важный процесс, так он регламентируется законодательством. По закону руководитель бизнеса должен следить, чтобы его сотрудники работали не больше 40 часов в неделю или получали компенсацию за переработки. На выбор сотрудника это могут быть деньги или дополнительное время отдыха.
Компания обязана вести фактический учет рабочего времени и документировать его. Удобнее всего это делать при помощи CRM-системы. Программа позволяет гибко настраивать учет времени в зависимости от специфики работы: стандартный график, посменный, почасовой и т. д. Также система автоматически собирает данные по отработанному времени для бухгалтера и самостоятельно рассчитывает зарплаты. Все это позволяет экономить время и деньги компании и силы ее сотрудников.
