Основные задачи и обязанности администратора фитнес-клуба

02 октября 2024
Основные задачи и обязанности администратора фитнес-клуба

Администратор в фитнес-клубе встречает посетителей, выдает абонементы, ведет учет посещений, напоминает о следующем визите, обеспечивает сервис клиентам и порой даже ведет соцсети. В этой статье рассмотрим, каким должен быть идеальный администратор в спортивном клубе и что он должен уметь.

Что входит в обязанности администратора фитнес-клуба

Обязанности администратора фитнес-зала в разных компаниях могут не совпадать. Если почитать описания вакансий, то в одном клубе администратор — практически управляющий, а в другом — специалист, который следит за порядком на ресепшене. Нет инструкции для администратора фитнес-клуба, которая подошла бы любому бизнесу. Но есть задачи, которые есть почти всегда.

Коммуникация с клиентами

Общение с посетителями — основная задача администратора в спортзале. Именно к нему посетители идут с разными вопросами. Например, можно ли заморозить абонемент или как записаться к определенному тренеру. 

Однако общение администратора с клиентами не ограничивается только продажей абонементов. В его обязанности также входят:

  • консультация клиентов по телефону и в зале;
  • встреча гостей;
  • решение проблем клиентов: от недовольства тренером до поиска забытых вещей.

Работа с кассой

Администратор должен считать кассу, снимать итоговые отчеты с терминала, и учитывать платежи, которые прошли онлайн.

Кроме того, часто специалист отвечает за дополнительные товары. Например, если в фитнес-клубе продаются протеин или БАДы, он должен отслеживать их количество. Если товар закончился: подготовить список для закупки товаров, передать его, а после принять по накладной. Поэтому для администратора важный навык — внимательность при работе с цифрами.

Администрирование

Администратор —  важнейшая часть сервиса компании. Ведь именно он первым встречает клиента и последний с ним прощается. На этой позиции сотрудник скорее всего будет:

  • следить за расписанием тренировок и отслеживать накладки в расписании;
  • вести клиентскую базу в CRM-системе;
  • выдавать и собирать ключи от шкафчиков;
  • готовить клуб к ежедневному открытию и работе, а в конце рабочего дня — к закрытию;
  • помогать в организации мероприятий и праздников;
  • заказывать необходимые расходники, например, новые полотенца.

Некоторые владельцы клубов именно на администратора возлагают обязанность вести социальные сети: публиковать посты и истории, модерировать комментарии.

Ключевые навыки и знания администратора

Рассмотрим ключевые навыки администратора. 

Стрессоустойчивость

Каждый день администратор фитнес-клуба может сталкиваться с разными ситуациями. Например, с недовольными клиентами или с техническими проблемами оборудования. Важно уметь сохранять спокойствие в таких ситуациях и находить решения без урона для репутации клуба. 

Умение работать с веб-сервисами и CRM-системами

Администратору нужно уметь работать с разными сервисами. Например, в CRM-системе, в социальных сетях компании, редакторах таблиц для составления отчетов и так далее.

Навык грамотного общения с клиентами

Клиенты могут быть разного возраста и пола, но со всеми администратор обязан общаться уважительно. От того, насколько тактично он обслуживает каждого посетителя, зависит атмосфера в клубе. 

Кроме того, одна из задач администратора — информировать клиента, например, об изменении в расписании. С помощью CRM-системы YCLIENTS и интеграции с сервисом SMS-сообщений можно автоматизировать эту задачу. Так администратору не нужно будет тратить время и звонить клиенту, чтобы предупредить о переносе тренировки. Система сама отправит уведомление. 

Достаточно настроить шаблон сообщения, например, для уведомления об изменениях в расписании, и указать новое время. Сервис позволяет автоматически отправить сообщение всем, кто записан на тренировку

Многозадачность

Администратор часто делает несколько дел одновременно, чтобы поддерживать работу клуба. Например, когда приходит клиент, его нужно встретить, выдать ключ и полотенце, параллельно отметить визит в компьютерной программе. Одновременно с этим кто-то может позвонить по телефону или задать вопрос, стоя рядом. Упростить работу администратора может CRM YCLIENTS. Система позволяет автоматизировать часть задач и разгрузить сотрудника. 

С помощью тегов можно эффективно управлять клиентской базой. Например, легко найти клиентов с истекающим абонементом и отправить им предложение о продлении
В YCLIENTS администратор может создать расписание занятий и добавить туда клиентов. Если изменится время тренировки, тогда сервис автоматически отправит уведомление об изменении или администратор может позвонить посетителям через IP-телефонию, если она настроена 

Администратор — ключевой сотрудник любого фитнес-клуба. Именно он обеспечивает клиентский сервис и бесперебойную работу заведения. Грамотный специалист на этой позиции должен сочетать в себе высокий уровень организованности и хорошие навыки коммуникации. Помочь администратору выполнять большой объем работы может CRM YCLIENTS при помощи автоматизации рутинных задач.

Узнавайте первыми о наших новостях!

Подписывайтесь на наши социальные медиа, чтобы всегда быть в курсе всех новостей и обновлений сервиса.