Как CRM-система улучшает работу учебных центров и школ

В России развитый рынок образования — на выбор тысячи курсов и программ на любой запрос. Обратная сторона этого — клиенты стали крайне требовательны к качеству услуг. В первую очередь студенты ожидают, что смогут записаться на интересующие их уроки или курсы онлайн: быстро, без звонков и лишних действий. Вместе со спросом на онлайн-запись растет потребность школ в инструментах, которые автоматизируют и другие процессы.

В статье расскажем, почему CRM-система для учебных центров и школ необходима в работе и как ее правильно подобрать. 

Зачем учебным центрам CRM-система

Скорость и удобство записи — важные критерии для выбора учебного центра. Студенты хотят получить качественное обучение и понятный сервис для взаимодействия со школой. CRM-система для образовательных учреждений закрывает эти потребности. К примеру, вот что может CRM от YCLIENTS:

Как выбрать CRM для образовательного центра

Универсальных решений не существует, поэтому при выборе CRM нужно учитывать потребности конкретного учреждения. Основные критерии, которые помогут принять решение:

• Функционал. CRM должна обладать функциями, которые пригодятся школе. Например, возможностью автоматически отправлять студентам напоминания о начале занятий. Или способностью учитывать индивидуальные особенности группы при помощи сбора информации в клиентской базе.
• Наличие модуля онлайн-записи.  CRM-система для школы должна поддерживать запись на индивидуальные и групповые занятия, а также автоматическое закрытие свободных слотов после брони.

• Простота и интуитивность интерфейса. Образовательные учреждения редко нанимают отдельного CRM-менеджера, поэтому система должна быть понятна администраторам, преподавателям и руководителям. Так сотрудники быстро пройдут обучение и смогут приступить к работе.
• Гибкие настройки. Учебные процессы требуют специфических настроек. Например, занятия могут делиться по блокам или форматам, состоять из разных тем. Ученики должны видеть свое расписание, а преподаватели — вести учет успеваемости и посещаемости.
• Интеграции с другими системами. Чтобы автоматизировать максимум процессов, к CRM для учебного центра должны подключаться платежные системы, мессенджеры, email-сервисы и телефония.
• Наличие службы поддержки. Работа с CRM может вызвать вопросы, особенно на старте. Поэтому важно, чтобы система предоставляла оперативную техническую поддержку, обучающие материалы и помощь во внедрении.
• Безопасность. Персональные данные учеников должны быть под защитой. Предпочтение следует отдать CRM-системам, которые имеют функцию разграничения прав доступа, резервного копирования данных и поддерживают двухфакторную аутентификацию.

• Стоимость. Важно учитывать не только стоимость CRM для образовательных центров, но и гибкость тарифов — возможность начать с минимального набора функций, а затем масштабировать. Цена CRM должна соответствовать функционалу: не стоит переплачивать за лишнее.

Как внедрить CRM в работу учебного центра

Внедрение CRM — это не просто установка программы, а изменение логики работы всей команды. Чтобы оно прошло безболезненно и принесло реальную пользу, важно подойти к процессу системно.

Шаг №1: проанализируйте текущие процессы. Перед внедрением нужно разобраться, как сейчас устроена работа в центре:

• Где и как ведется расписание?
• Как проходит запись на занятия и взаимодействие с клиентами?
• Как администраторы проводят оплату?
• Какие проблемы чаще всего возникают?

Это позволит выявить точки, где CRM будет полезна: например, снизит количество ошибок и упростит коммуникации.

Шаг №2: выберите и настройте CRM для учебного центра. На основе сделанного анализа нужно подобрать систему, которая подойдет по функционалу, масштабу и бюджету. Затем ее нужно настроить:

• добавить филиалы и пользователей;
• вписать услуги и курсы;
• сформировать графики работы преподавателей;
• установить права доступа;
• подключить онлайн-запись;
• настроить интеграции с платежными системами, сайтом и мессенджером.

Шаг №3: обучение команды. Внедрение CRM «сверху», без обучения сотрудников — неэффективное решение. Оно может вызвать сопротивление, недовольство и ошибки в работе. Что стоит сделать:

• проведите презентацию для команды: расскажите, что такое CRM, как она работает и чем поможет бизнесу;
• назначьте нескольких сотрудников ответственными за внедрение, чтобы другие могли обращаться к ним с вопросами;
• организуйте обучение: например, в виде короткого практического курса с видеоуроками.

Шаг №4: запускайте CRM постепенно. Необязательно внедрять систему во всех подразделениях учебного центра или школы одновременно. Лучше действуйте поэтапно: проведите тестовый запуск на одном филиале, а затем масштабируйте. Такой подход поможет выявить слабые места, адаптировать процессы и избежать перегрузки сотрудников.

Шаг №5: проанализируйте эффективность. После внедрения важно регулярно проводить аналитику и получать отчетность, чтобы понять:

• работает ли система корректно;
• улучшилась ли загрузка преподавателей;
• сократилось ли количество «забытых» занятий;
• повысилась ли повторная запись и удовлетворённость клиентов.

Топ-5 ошибок при внедрении CRM для образовательных учреждений

Чтобы внедрение CRM принесло пользу учебному центру, нужно избегать распространенных ошибок. Например:

• Команду не вовлекли. Руководство решает подключить CRM, но не объясняет сотрудникам, зачем это нужно, как повлияет на их работу и какие задачи упростит. В результате — недовольство, сопротивление и игнорирование системы.
• Пользователей не обучили. Сотрудникам выдают логины и пароли, но не обучают работе с системой. Это вызывает путаницу, ошибки и недоработки, которые сказываются на клиентах.
• Запуск не разбили на этапы. Учебный центр начинает пользоваться CRM сразу по всем направлениям: расписание, оплаты, уведомления, аналитика. В итоге сотрудники перегружены новой информацией и допускают ошибки.
• Нет ответственного за внедрение. Никто не отслеживает, как работает CRM, не следит за корректностью базы и не помогает коллегам. В результате возникает путаница и дубли данных.
• Эффект не отслеживается. Система работает, но никто не анализирует результат: изменилась ли загрузка групп, сократились ли пропуски, улучшилось ли удержание аудитории.

Улучшите показатели вашего учебного центра при помощи CRM

Попробуйте YCLIENTS, чтобы автоматизировать рутину и открыть новые точки роста для бизнеса.

Попробовать бесплатно

Итоги

CRM-система — помощник для учебных центров во взаимодействии с клиентами. Она позволяет вести клиентскую базу и онлайн-запись, автоматически отправлять напоминания о занятиях и проводить аналитику.

Перед покупкой CRM сравните разные варианты по ключевым параметрам: функционалу, интерфейсу, уровню безопасности и стоимости. Так вы сможете выбрать предложение, которое лучше всего закроет потребности вашей школы. 

Внедряйте CRM постепенно, обучайте команду работе с программой и регулярно анализируйте, каких результатов удалось достичь. Тогда вы увидите, как вырастет доход и повысится лояльность клиентов учебного центра.