Как дашборд на основе YCLIENTS помог масштабировать сеть Big Bro: кейс Exploit-IT

8 ноября8 июня e.mokhnacheva

Привет, я — Евгений Опачев, главный аналитик компании по разработке программного обеспечения для бизнеса Exploit-IT. Сегодня я расскажу об интеграции YCLIENTS и Power BI, которую мы сделали для сети мужских парикмахерских Big Bro, и как она помогает владельцам развивать бизнес.

В 2017 году сеть мужских парикмахерских Big Bro пригласила нас в качестве подрядчика для разработки системы сквозной аналитики. На тот момент менеджеры по развитию собирали информацию из нескольких разделов YCLIENTS, чтобы получить нужные данные, и этот процесс занимал много времени. Владельцам парикмахерских также требовались дополнительные отчеты, чтобы видеть полную картину своего бизнеса.

Перед нами стояла задача визуализировать данные, полученные через платформу YCLIENTS и другие источники. Проще говоря, создать дашборды с удобным представлением данных — чтобы даже человек без специальных знаний мог понять, что повлияло на выручку в этом месяце, и отслеживать цифры в динамике. Это помогло бы сделать аналитику прозрачнее и доступнее для самих владельцев парикмахерских.

Одновременно с нами над этой задачей работали еще два подрядчика в режиме конкуренции. В конце 2017 года мы выиграли внутренний конкурс — наши прототипы полностью закрывали потребности Big Bro. Мы интегрировали платформу YCLIENTS и сервис бизнес-аналитики Power BI.

Отчеты, которые получает команда Big Bro через интеграцию YCLIENTS и Power BI

Сложности в аналитике: как появилась необходимость в интеграции

У отдельно взятого бизнеса могут быть собственные метрики для анализа, которые не предусмотрены CRM-системой. До интеграции YCLIENTS и Power BI в Big Bro уже была разработана система таких показателей.

Например, владельцам парикмахерских нужно отслеживать возвращаемость клиентов — это говорит о качестве стрижек и сервиса. Второй важный показатель — товары на клиента. Это выручка за косметику и подарочные сертификаты, поделенная на число клиентов сети, которые покупают товары. Метрика позволяет оценить качество и частоту продаж — независимо от количества посетителей. Третья метрика — процент заполненности парикмахерской в конкретный день. Ее важно отслеживать, чтобы избежать просадки по выручке в определенные дни.

Все эти метрики отслеживали менеджеры по развитию парикмахерских, выгружая информацию из YCLIENTS в Google Таблицы. Но с расширением сети данных стало больше, и этот инструмент перестал быть удобным, потому что:

Большой объём данных замедлял работу. Крупная таблица, связанная с другими документами, могла загружаться дольше 5 минут. А чтобы найти в этой таблице нужную информацию, приходилось прокручивать по несколько экранов по вертикали и горизонтали.
Возможна случайная потеря или утечка данных. С таблицами могли работать несколько пользователей — и чаще всего в режиме «доступа по ссылке».
Возможна «поломка» связей и формул в таблицах.
Не было возможности видеть все необходимые данные в одной таблице. Менеджеры открывали несколько таблиц, которые занимали всю доступную оперативную память компьютеров.
Менеджеры стали больше ориентироваться на свою память, чем на цифры, которые сложно найти. Фокус сместился с реальных показателей на домыслы и предположения.

Поэтому цель интеграции заключалась в создании удобного, понятного дашборда, который позволил бы в динамике отслеживать необходимые показатели.

Первые результаты интеграции

На начальном этапе получился небольшой дашборд, с помощью которого можно было отслеживать динамику почти всех необходимых метрик — выручки, возвратности, рентабельности и других. Дашбордом пользовались менеджеры по развитию — на основании данных готовили план для парикмахерских и предлагали владельцам новые инструменты для повышения выручки.

Уже тогда представление данных в дашборде позволяло менеджерам точно определять боли и точки роста парикмахерских — эффективные и неэффективные каналы трафика, показатели по продажам косметики, процент вернувшихся клиентов и так далее.

Совершенствование интеграции: новые возможности и детальная аналитика

За период с января 2018-го по май 2019 года было опубликовано еще 4 крупных обновления дашборда.

Какие возможности дали обновления?

Автоматически выставлять план продаж на месяц и корректировать его.
Следить за качеством и сервисом в парикмахерской. Фотографии, видео с камер наблюдения, данные от тайных покупателей — все в одном месте.
Делить клиентов на сегменты и смотреть, как ведет себя каждая отдельная группа. Например, если проанализировать группы клиентов по каналам трафика, можно сделать вывод об эффективности рекламных кампаний.
Смотреть показатели на конкретный день недели. Например, низкий процент загрузки парикмахерской по понедельникам — нормальное явление. Но в пятницу органический трафик клиентов выше, и в этом случае просадка по заполненности — повод искать причину. И в этом помогает дашборд.

Автоматически конвертировать финансовые показатели зарубежных парикмахерских в рубли.
Разграничивать дашборды для владельца парикмахерской, менеджера по развитию, мастеров и управляющих. Каждый видит только те данные, которые ему нужны.

«Это делает бизнес прозрачным»: польза и возможности дашбордов с точки зрения владельца

Владельцы парикмахерских получили доступ к дашбордам в начале 2018 года. Один из франчайзи Big Bro рассказал, как интеграция упростила ему жизнь и какие данные он анализирует с помощью дашбордов.

Вячеслав, владелец Big Bro Брянск

Я смотрю дашборды каждый день. Мне как владельцу это помогает детально понимать все процессы, которые происходят в парикмахерской. Я вижу, в каком темпе мы работаем, какие показатели растут, какие проседают.

Например, мне важны показатели по мастерам, качество их стрижек, возвращаемость, средний чек по услугам и товарам, рентабельность парикмахерской. Два раза в месяц после выдачи зарплаты я по дашборду смотрю итоговую цифру, сколько я заработал за прошлый месяц. Все это делает бизнес прозрачным.

Еще я часто заглядываю во вкладку с рейтингом парикмахерских сети. Если в каком-то месяце случается просадка по выручке, рейтинг помогает понять, в чем проблема. Это мои ребята плохо работают или сейчас просто не сезон? Да и вообще, всегда круто узнать температуру по больнице — падаешь ты, поднимаешься или идешь вровень с остальными.

Кому будет полезна интеграция?

Каждому предпринимателю важна аналитика. Но разбираться в куче документов и таблиц не хочется никому. Поэтому визуализация данных работает для любого бизнеса — она делает работу с показателями интуитивной и эффективной.

Любой салон красоты, парикмахерская, барбершоп, ногтевая студия, салон массажа — во всех этих бизнесах протекают одинаковые процессы, отличающиеся лишь деталями. Опыт с Big Bro позволил нам увидеть, с какими проблемами в аналитике сталкиваются предприниматели в сфере услуг, и найти рабочий инструмент.

Интеграция YCLIENTS и Power BI сыграла важную роль в масштабировании сети Big Bro и упростила управление своей парикмахерской для каждого владельца. За период с конца 2017 года по сегодняшний день число филиалов увеличилось с 54 до 86. Дашборд с подробной статистикой всегда у руководителей под рукой и дает детальное понимание того, куда движется бизнес.

Чтобы узнать подробности об интеграции YCLIENTS и Power BI от компании Exploit-IT и получить скидку на решение, пройдите регистрацию на сайте eSalon.pro, указав промокод ЮК2019. Вы также можете назвать промокод менеджеру во время обратного звонка.

УЗНАТЬ ПОДРОБНЕЕ