Почему детским центрам нужна CRM-система
Если рабочие процессы в детском центре не налажены, на сотрудников ложится большая нагрузка. Нужно следить за детьми, контролировать расписание групп, отвечать на звонки родителей. В результате возникают ошибки, преподаватели путаются, а центр теряет клиентов. Это влияет на доверие родителей и снижает доход.
Решить проблемы поможет CRM-система. Как именно — разбираем в статье.
Оглавление
Как CRM-система может помочь детским центрам наладить бизнес
Из-за высокой конкуренции в сфере образования у клиентов сформировались определенные ожидания. Родители хотят записывать детей на кружки и секции быстро, в любое время, без звонков и ожидания. Чтобы удовлетворить эту потребность, детский центр может использовать одно из двух решений:
- Монопродукты, которые предлагают только онлайн-запись — например, формы и кнопки на сайте или в соцсетях.
- CRM-системы, которые комплексно управляют взаимодействием с клиентами. Они включают онлайн-запись, базу учеников, аналитику, уведомления, контроль посещаемости и другие функции.
Если центр активно развивается и растет, предпочтительнее использовать второй вариант. CRM-система, такая как YCLIENTS, дает контроль над всей воронкой: от первой записи до удержания постоянных клиентов. Кроме того, подобные решения открывают доступ к дополнительным функциям. Например:
- Онлайн-запись. Позволяет родителям записывать детей в группы в любое удобное время, без звонков и переписок. Это особенно важно для занятых семей, которые планируют день поздно вечером или в выходные.
- Электронное расписание. CRM для детского центра дает удобный доступ клиентами и сотрудникам к информации о занятиях: преподавателях, кабинетах, количестве свободных мест. При этом расписание легко редактировать, делать переносы и замены.
- Клиентская база. Здесь собирается вся информация о детях и родителях: имена, возраст, направления обучения и история посещений. Все данные легко доступны и обновляются автоматически.
- Автоматические уведомления. Система напоминает о занятиях по SMS, email или в мессенджерах. Это снижает количество опозданий и пропущенных уроков. Можно отправлять уведомления об отменах, замене преподавателя или начале набора в новые группы.
- Интеграция с другими системами. Например, с онлайн-кассами для быстрой оплаты занятий или с сервисами для массовых рассылок по клиентской базе.
- Аналитика и отчеты. CRM-система позволяет детскому центру отслеживать посещаемость, доходы за определенный период, количество пропущенных занятий и потерянных клиентов. С помощью анализа можно выявить слабые места и внести улучшения.
Попробуйте YCLIENTS, чтобы организовать работу детского центра и увеличить доход.
Какую CRM выбрать детскому центру
CRM — это инструмент, от которого зависит стабильность и работа центра. Неправильный выбор может запутать команду, усложнить работу и оттолкнуть клиентов. Чтобы этого не произошло, нужно подойти к выбору осознанно:
- Определите задачи, которые хотите решить. Сформируйте список трудностей, с которыми центр сталкивается чаще всего. Например, потерянные заявки, путаница в расписании или недостаток аналитики.
- Проверьте, закрывает ли CRM-система нужные задачи. Сервис должен располагать всеми функциями, которые вам нужны: онлайн-записью, настройкой расписания, ведением клиентской базы и прочим.
- Оцените удобство интерфейса. Администраторы и преподаватели не должны испытывать трудности при работе с CRM-системой. Если планируете работать вне офиса, проверьте, поддерживает ли CRM доступ с мобильных устройств.
- Уточните, есть ли у CRM интеграции. Желательно, чтобы CRM подключалась к вашему сайту, популярным мессенджерам, платежным системам и сервисам рассылок.
- Проверьте наличие службы поддержки и помощи во внедрении. Даже самую простую систему нужно установить и освоить. Узнайте, есть ли у CRM база знаний с ответами на частые вопросы и возможность получить консультацию специалистов.
- Выясните условия и стоимость. Одни CRM-системы для детских центров предлагают фиксированные тарифы, другие — плавающие, по количеству пользователей. Важно уточнить, какие функции входят в тариф и предполагает ли он бесплатный пробный период.
Как внедрить в детский центр CRM-систему с онлайн-записью
Внедрение CRM — важный этап, который нужно пройти, чтобы начать работу. Можно установить систему самостоятельно: это бесплатно, но займет время. Второй вариант — обратиться за помощью к специалистам. Оба способа включают шесть этапов:
Подбор решения
Выберите CRM-систему, которая закрывает все потребности вашего бизнеса.
Импорт клиентской базы
Загрузите данные о текущих учениках и их родителях, чтобы не потерять историю.
Настройка расписания
Внесите в CRM группы, которые открыты в центре на данный момент, и подробности о занятиях. Например, свободные временные слоты, преподавателей и кабинеты.
Настройка интеграций
Разместите на сайте форму для онлайн-записи и подключите мессенджеры, чтобы клиенты в любое время могли написать в центр.
Обучение команды
Проведите краткий инструктаж или презентацию для администраторов и педагогов, чтобы сотрудники понимали, зачем детскому центру CRM и как ей пользоваться.
Тестирование
Проверьте работу системы и соберите обратную связь от всех участников процесса: клиентов, администраторов и преподавателей. Это поможет выявить и устранить ошибки на раннем этапе.
Итоги
CRM-система — инструмент, который автоматизирует рутинные процессы и упрощает взаимодействие с клиентами. Благодаря этой программе сотрудники экономят время и силы, а детский центр может повышать доход.
Выбор CRM зависит от потребностей бизнеса: какой функционал нужен и сколько денег владелец готов тратить в месяц. Процесс внедрения системы в работу состоит из шести этапов:
- выбор программы;
- перенос данных;
- настройка расписания;
- подключение интеграций;
- обучение сотрудников;
- тестовый запуск.
