Зачем использовать программы для управления стоматологией и какие выгоды они приносят

Регистратура — распределительный хаб и в стоматологической клинике, где ведется бесконечный учет записи пациентов и графика врачей. Отдел очень важный, занимающий ценные квадратные метры, штат медицинских регистраторов, выделенную линию телефонии в часы работы клиники, а еще внутри этого архива всегда есть риск того, что какая-нибудь карточка, которая нужна «прямо сейчас!», не будет найдена сразу.

И все вышеперечисленное — это сложности на базовом уровне медицинского обслуживания, например, государственной стоматологической клиники. А теперь перенесемся в частную клинику, где особое внимание должно уделяться не только качеству лечения, но и уровню сервиса.

Привычная карточка (она же — форма № 025/у «Медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях») может оказаться в руках у пациента, поэтому некоторые комментарии, которые касаются особенностей коммуникации с ним, будут неуместны на этих страницах. Вот несколько вариантов:
  • пометки о том, что клиент часто опаздывает и лучше связаться с ним за день и за час до назначенного времени,
  • больше двух лет не был у стоматолога-гигиениста,
  • любит кофе без молока (очень вовремя, ведь, например, после процедуры профессиональной гигиены полости рта лучше отказаться от кофе на срок до двух недель),
  • еще вчера отпраздновал свой день рождения,
  • за последний месяц привел к вашим специалистам всю семью
  • и может в связи с этим рассчитывать на приятную скидку на следующее посещение.
Коммуникация с учетом этих деталей повышает лояльность пациента: он чаще рекомендует вашу клинику в своем окружении, сам всегда выбирает исключительно вас, да еще и делится вдохновляющими отзывами в социальных сетях.

Как оптимизировать работу с пациентами в стоматологической клинике

Давайте посмотрим, как выглядит процесс оптимизации работы стоматологической клиники в части регистрации пациентов:
  • Внушительная библиотека с системой поиска клиентов по алфавиту заменяется на надежно защищенную облачную программу внутри компьютера.
  • Риски потерять карточку пациента в картотеке сводятся к нулю — пара кликов, и она перед вами!
  • Для обслуживания «Регистратуры» больше не нужен целый штат специалистов — с этой задачей вполне справляется и один администратор.
  • Записаться на прием теперь можно даже в нерабочие часы, когда администратора нет (статистика подсказывает нам, что треть заявок поступает как раз в нерабочее время).
  • Вы в моменте можете узнать всю информацию о пациенте, каждую деталь прошлых посещений и особенностей коммуникации с ним.
Все выглядит именно так, как уже сейчас работает YCLIENTS — сервис для автоматизации бизнеса. Простое и удобно ведение клиентской базы, онлайн-запись, телефония и интеграция программы лояльности — лишь небольшая часть возможностей YCLIENTS, которые усилят ваш бизнес, освободив время и ресурсы для его развития.
Как результат, максимально упрощается процесс записи клиента в вашу клинику.

Как увеличить количество записей в вашей стоматологии

Чуть подробнее о записи. Важно разместить контакты стоматологической клиники на всех популярных площадках, где клиенты могут искать ваши услуги. На рынке столько предложений, что оптимален сценарий, когда клиент нашел вас и тут же, на экране смартфона записался на прием, не удлиняя цепочку попытками дозвониться или связаться с администратором через мессенджер.

YCLIENTS можно легко интегрировать, например, на следующих площадках: Яндекс Карты, 2ГИС. Клиенты смогут нажать на кнопку «Записаться / Забронировать онлайн» 24/7, что гарантированно увеличит количество записей.

Также большой плюс в том, что вы сразу получите контакты клиента, который можно будет добавить в базу. И даже если он по каким-то причинам не дойдет до кабинета стоматолога в этот раз, у вас будет +1 человек, для которого вопрос лечения или ухода за полостью рта актуален.

Как работать с клиентской базой в стоматологической клинике

Такому клиенту можно будет отправить, например, сообщение со специальным предложением на осмотр врача-стоматолога или профессиональную чистку зубов.

Их также можно сделать через YCLIENTS по любому поводу:
  • напоминание о времени приема (подсчитано, что такие уведомления снижают уровень опозданий примерно на 60%, а это предотвращает возможные накладки в расписании врачей)
  • памятка о том, как подготовиться к приему (например, анестезия в первые часы после того, как она была сделана, усложняет прием пищи, и хорошо бы предупредить пациента, чтобы он подкрепился перед приемом) или какие рекомендации следует соблюдать после него (например, не есть окрашивающую пищу после профессиональной гигиены полости рта, так как она может неожиданно окрасить эмаль зубов)
  • просьба оставить обратную связь о качестве лечения и обслуживания в клинике (объективные отзывы по горячим следам — очень важный материал и для привлечения, рекламных материалов, и для улучшения работы клиники)
  • предупреждение о том, что специалист будет в отпуске в ближайший месяц и важно поторопиться, если нужно успеть провести процедуру до определенной даты
  • поздравление с днем рождения, к которому прилагается подарок: скидка на услугу или зубная паста в тревел-формате (еще один повод записаться на прием)
Подробнее о скидках.
На платформе YCLIENTS есть возможность автоматически присваивать размер скидки лояльным пациентам и тут же отправлять уведомление. Здесь же можно контролировать срок действия акции и предупреждать об ее окончании. Идеально, чтобы поддерживать связь, увеличивать доходимость и количество повторных посещений.
Большой плюс в том, что рассылки автоматизированы и их можно настроить так, чтобы все работало как часы и без ручного участия администратора. А еще можно выбрать брендированные шаблоны для сообщений, и тогда риск того, что пациент пропустит важное уведомление от вашей клиники будет минимален.

Все вместе улучшает клиентский опыт пациента: он видит, как слаженно организована работа, как вы умеете проявлять заботу, сопровождать, отдавая максимум внимания. А тот, кто планирует пройти лечение и бережет свое здоровье, всегда точно подмечает эти особенности.

И вы в позиции win-win — цель достигнута!
Повышение эффективности учета медицинской документации и финансов
В современной стоматологической клинике важно не только собирать информацию об анамнезе пациента, истории его диагнозов и посещений, но и фиксировать другие данные, о некоторых из которых мы писали выше: от частоты опозданий до дня рождения.

Систематизировать все пункты вручную довольно сложно: для каждого может понадобиться отдельная таблица. И все же дополнительная информация зачастую крайне важна для маркетинговых активностей и успеха клиники в целом.

YCLIENTS умеет собирать, обрабатывать и структурировать информацию в фоновом режиме — пока клиника работает. Вероятно, каждому владельцу клиники или управленцу было бы интересно и полезно быстро находить пациентов, которые:
  • обращались с определенным диагнозом
  • принесли больше всего прибыли
  • вернулись после долгого отсутствия
  • почему-то перестали к вам приходить
  • записывались онлайн
  • празднуют день рождения
  • придут в клинику в ближайшее время
  • посещали определенных специалистов
  • ходят к вам чаще других пациентов
  • стали новыми за заданный период
Доступ к базам для сегментирования пациентов можно выдать отдельным людям. Рутинная работа аккуратно и максимально может быть быстро сделана при помощи YCLIENTS.

Такой подход повышает эффективность учета медицинской документации — с YCLIENTS вы не упускаете ни одной детали, а это напрямую повлияет на финансовые результаты за счет следующих факторов:
  • доступный финансовый учет, данные всегда под рукой в приложении
  • рост количества клиентов за счет простой и быстрой процедуры записи на консультацию или прием на любой из популярных площадок
  • повышение лояльности клиентов (вы всегда с ними на связи)
  • снижение накладок в расписании врачей за счет снижения количества опозданий более чем наполовину (здесь же электронный журнал с графиком)
  • увеличение доходимости пациентов и количества повторных визитов (Кто заботливо напомнит пациенту с брекет-системой о том, что скоро у него очередной визит к стоматологу-ортодонту? Конечно, вы. 🙂
  • понятная клиентская база, которую можно сегментировать для регулярных, рутинных рассылок и рекламных кампаний без ручной выборки
  • простая аналитика: можно сразу определить, что не работает, исключив из процессов, и понять, где следует поднажать для лучших результатов
  • программы лояльности, которые мотивируют клиентов, например, рекомендовать вас, тратить больше и чаще
Получается, что вы делегируете рутинную работу платформе и дальше занимаетесь выстраиванием процесса повышения качества услуг и клиентского сервиса.
Платформа YCLIENTS позволяет навести идеальный порядок в финансах. То, что делает отдел бухгалтерии несколько дней, платформа решает за 15 минут: автоматический и точный подсчет выручки, сверка касс, поиск расхождений, расчет зарплат. При этом руководитель или собственник бизнеса всегда держит руку на пульсе: все ключевые цифры доступны в приложении 24/7, что позволяет планировать бюджет и оперативно принимать меры, если нужна подстраховка.
Узнавайте первыми о наших новостях