5 причин автоматизировать складской учет и как это сделать

15 ноября
5 причин автоматизировать складской учет и как это сделать
Минимум 18% сотрудников, занимающихся складским учетом, уверены, что больше половины времени тратят на бессмысленную работу. Автоматизированный учет решает и эту, и другие проблемы. Благодаря ему рабочие процессы ускоряются, товары меньше теряются, а у вас появляется полезная аналитика. В этой статье объясним, как создать образцовый склад.
Минимум 18% сотрудников, занимающихся складским учетом, уверены, что больше половины времени тратят на бессмысленную работу. Автоматизированный учет решает и эту, и другие проблемы. Благодаря ему рабочие процессы ускоряются, товары меньше теряются, а у вас появляется полезная аналитика. В этой статье объясним, как создать образцовый склад.

Зачем автоматизировать работу склада

Сделать складской учет прозрачным — непростая задача. Часто с ней не справляется и руководство компании, и сотрудники, занимающиеся складским учетом. Они же, в первую очередь, и страдают от неграмотного управления. Руководство подсчитывает убытки, а сотрудники неэффективно расходуют рабочее время, нервничают, а в худшем случае — получают штрафы из-за потерь и недосмотра.
Если вы автоматизируете работу склада, вы сможете:
1. Ускорить рабочие процессы. Благодаря автоматизированной системе любые складские операции совершаются быстрее: оперативнее обрабатываются запросы и принимается товар.
2. Снизить количество ошибок. Бумажная волокита и человеческий фактор (невнимательность, недосмотр или халатность) могут подорвать работу любого склада. Автоматизированная программа берет на себя монотонную работу, снимая с сотрудников лишнюю нагрузку.
3. Повысить эффективность на всех уровнях. Среди сотрудников, осуществляющих складской учет, 18% полагают, что более 50% рабочего времени тратят на ненужные дела. С ними согласны и менеджеры по логистике. Вот от этой потери времени и избавляет автоматизированный учет. Чем больше склад и сложнее рабочие процессы, тем очевиднее преимущества автоматизации.
4. Проследить, чтобы товары не портились, не терялись и их никто не крал. Автоматизированная система отслеживает весь путь товара — от поступления на склад до продажи. Система хранит информацию о каждом списании/продаже/приходе, а также данные пользователя, который это списание провел. Таким образом гораздо легче контролировать действия сотрудников.
5. Регулярно получать достоверную и понятную аналитику. Современные платформы складского учета за секунды готовят отчеты для анализа продаж и оценки эффективности. С их помощью можно подсветить слабые места в работе или увидеть точки роста. Например, отчет «Анализ продаж» в YCLIENTS показывает, какой товар — самый продаваемый, а какой лучше заменить. Можно не только следить за количеством продаж, но и фильтровать их по конкретному сотруднику и за любой нужный период.
6 признаков идеальной программы складского учета
Хорошая система управления складом — эта та, которая максимально упрощает работу и разгружает сотрудников, закрывая при этом все потребности учета. Вот на что стоит обратить внимание при выборе:
  • Поддержка всех основных операций. Это оприходование, перемещение, продажа товаров, списание расходных материалов и инвентаризация остатков. Идеально, если есть дополнительные полезные фичи — формирование отчетов или, например, создание технологических карт. Хороший сервис должен подходить всем: и тем, кому нужен только приход/расход, и тем, кому важен ценовой учет и аналитика продаж.
  • Простой и удобный интерфейс. Основные возможности программы можно изучить за пару часов, а не дней или недель. Новым сотрудникам не нужно часами объяснять, как провести ту или иную операцию. Есть понятные и короткие видеоинструкции, а также круглосуточная техническая поддержка.
  • Надежность работы. Программа должна работать без сбоев, чтобы исключить потерю данных.
  • Открытый API. Удобно, когда программу можно легко доработать под нужды любого склада.
  • Интеграция с другими программами. Это могут быть системы маркировки, такие как «Честный Знак», или другие сервисы складского учета — например, «МойСклад».
  • Наличие полнофункциональной демо-версии. Хорошо, когда есть возможность опробовать все функции программы бесплатно. Идеально, если складской модуль уже входит в стоимость купленного продукта и за него не нужно платить.
Все эти функции есть у модуля «Склад» от YCLIENTS. Опытом его использования поделилась Татьяна Шутова, основательница сети маникюра и педикюра 4hands. Она расширила свою сеть от одного салона в Новосибирске до 180 салонов в 3 странах мира.
Татьяна Шутова
Основательница франчайзинговой сети маникюра и педикюра 4hands
У нас большой торговый дом, с которого товары распределяются на все точки, включая партнеров-франчайзи. Все точки работают на двух платформах — YCLIENTS и «1С». Долгое время ведение складского учета было проблемой, которую мы в 4hands хотели решить системно. Заключив договор с YCLIENTS, мы использовали платформу в основном как журнал для записи клиентов. Когда в сервис добавили новые функции, решили опробовать складской модуль YCLIENTS. Благодаря открытому API платформы мы разработали интеграцию и успешно совместила две программы. А затем — подгрузили товары из «1С» на YCLIENTS.

Сейчас на платформе ежедневно списывается расход товаров. Для торгового дома автоматически прописываются минимальные остатки, заявки на товар тоже формируются автоматически. Ситуации, когда прямо перед очередным клиентом закончился товар, диалоги из серии «Почему не заказали? Забыли…» теперь исключены. На ручной учет и подготовку заявок не тратят время ни сотрудники, ни управляющий торгового дома.
Попробуйте YCLIENTS бесплатно
7 дней полного доступа к сервису. Изучите все возможности и инструменты
Как настроить модуль «Склад» в YCLIENTS
«Склад» — это удобный сервис ведения складского учета для пользователей YCLIENTS. Он встроен в платформу по умолчанию, и подключать его отдельно не требуется. Нужно только выполнить несколько простых шагов для настройки:
1. Создайте нужные вам склады. По умолчанию в YCLIENTS создано два склада: «Расходники» и «Товары». Если вам такая система неудобна, можно их переименовать или удалить, а вместо них создать свои.
2. Создайте категории товаров. Это группы товаров, имеющие общие свойства. Например, вы можете объединить товары по брендам (ESTEL) или типу («Шампунь», «Краска»).
3. Добавьте номенклатуру товаров. Товары можно добавлять по отдельности или списком через Excel. Например, чтобы вручную добавить шампунь ESTEL, откройте категорию ESTEL или «Шампуни» (в зависимости от того, что выбрали на предыдущем шаге) и нажмите кнопку «Добавить товар». В открывшееся окно внесите всю нужную информацию о средстве. А если вы хотите внести информацию через Excel, нажмите «Операции с Excel», а затем — «Загрузить из Excel».
4. Оформите приход товаров. Выберите вкладку «Приход товара», укажите дату и время операции, внесите контрагента и выберите склад, на который поступят товары.
Видеоинструкция детально объясняет, как продавать, списывать или перемещать товары. Здесь старый дизайн, но алгоритм не изменился.
Вот и все — вы успешно настроили «Склад». Теперь учет товаров автоматизирован и работать со складом будет намного проще.

Узнавайте первыми о наших новостях!

Подписывайтесь на наши социальные медиа, чтобы всегда быть в курсе всех новостей и обновлений сервиса.