Разгрузили администраторов и считают зарплату за час. Кейс 365Days Tattoo - YJOURNAL

Разгрузили администраторов и считают зарплату за час. Кейс 365Days Tattoo

Когда речь заходит об автоматизации бизнеса c YCLIENTS, многие представляют онлайн-запись и электронную клиентскую базу. Но это далеко не все — руководитель получает прозрачность во всех процессах. Владелица студии тату и пирсинга 365Days Tattoo Карина Волчек ежедневно пользуется финансовыми отчетами и больше не тратит на подсчет зарплат сотрудников весь день. Узнали у Карины, как YCLIENTS помогает экономить время на большинстве рутинных задач.
Владельцы студии получают ежедневные отчеты по кассе и отчеты по выручке, расходам и чистой прибыли.
Результат
Получать подробную аналитику о финансах, уйти от подсчета зарплат специалистов вручную и сделать работу администраторов более комфортной.
Запрос
Подключить сервис YCLIENTS, который поможет автоматизировать финансовый учет, расчет заработных плат и отправку уведомлений клиентам.
Решение
Напоминания клиентам о записи и запрос отзыва отправляются автоматически через смс-уведомления.
YCLIENTS рассчитывает зарплаты тату-мастерам — с учетом их занятости и процента за каждый сеанс. Владельцы тратят всего один час в месяц на проверку расчетов.
владелица студии тату и пирсинга 365Days Tattoo
Карина Волчек

«YCLIENTS дал нам то, чего не хватало, — прозрачность в финансах»

Я проходила бизнес-обучение чуть ли не со школы, поэтому всегда знала, что нужно собирать статистику по клиентам. Для меня это было само собой. Изначально я вела Excel-таблицу, вносила данные вручную. Приходилось ежедневно тратить много времени и считать, сколько работ сделал мастер и какой процент за каждую получил, ведь по сложности тату отличаются.

Уже через пару недель после открытия мы подключили первую программу автоматизации. И все равно было не очень удобно разбираться с финансами и зарплатой. В какой-то момент возможностей программы совсем перестало хватать для наших задач. Тогда мы перешли на YCLIENTS — узнали о нем от владельцев соседнего барбершопа.

Работать в системе начали довольно быстро: все предстоящие записи перенесли одним днем. Получили то, чего не хватало, — прозрачность в финансах. В YCLIENTS можно быстро посмотреть, что у нас с расходами и доходами, увидеть дельту — нашу прибыль. Я больше не переживаю о расчетах зарплат мастерам. В месяц достаточно уделить этому всего один час — просто проверить данные. Раньше на заполнение Excel-таблиц суммарно уходил целый рабочий день.
C YCLIENTS владельцы 365Days Tattoo ежедневно получают актуальную статистику и по финансам, и по общим показателям студии

«Сняли рутину с администраторов и повысили уровень сервиса»

95% трафика мы получаем из соцсетей: там и холодные заявки, и горячие, и с хештегов, и с рекламы, и просто от тех ребят, которые давно на нас подписаны. Все заявки попадают в чат администратора.
Мы не подключили онлайн-запись, потому что клиент самостоятельно не может оценить, сколько времени нужно мастеру на его татуировку. Слишком много факторов. Поэтому всех клиентов записывает администратор: он уточняет размер татуировки и к какому мастеру хочется попасть. Конечно, если бы у нас был барбершоп с фиксированным временем на услуги, мы бы настроили онлайн-запись и сняли лишнюю нагрузку с сотрудников.
Примеры работ студии
Ежедневно администратор обрабатывает около 100 заявок на татуировки и обучение. И с каждым клиентом нужно обсудить все детали — переписок очень много. Кто-то увидел рекламу и сразу решил записаться, а кто-то обдумывает это целый год, смотрит работы и уточняет подробности. Удобно, что YCLIENTS взял на себя много рутинных задач. Администраторы могут посвятить рабочее время общению с клиентами и не переживать, что в потоке забудут отправить напоминание о сеансе или сделают это не вовремя.

Мы подключили интеграцию с смс-сервисом RocketSMS, который автоматически напоминает о записи и затем запрашивает у клиентов отзывы. Через месяц гость получает сообщение «Отправьте фотографию вашей татуировки» — раньше это тоже делал администратор. Добавим к этому автоматический учет абонементов и сертификатов.
RocketSMS автоматически напоминает клиентам о записи, после — запрашивает отзывы
RocketSMS автоматически напоминает клиентам о записи, после — запрашивает отзывы

«Исключили ошибки в работе с абонементами и сертификатами»

Мы не просто тату-студия — у нас можно пройти обучение на татуировщика. На каждое занятие набираем по два новичка, для этого в YCLIENTS используем формат групповых записей.
В электронном журнале занятия разбиты на два типа: теория и практика. Так администратор сразу видит, нужна ли модель на занятие
Программы обучения рассчитаны на 1-2 месяца, поэтому на каждый курс мы продаем абонементы. Так удобнее и администраторам, и клиентам.

Вот как это устроено:
клиент оплачивает абонемент;
после занятия списывается посещение;
мастеру-преподавателю начисляется процент за занятие;
администратор нажимает одну кнопку в YCLIENTS, чтобы отправить сотруднику зарплату за обучение (всего две минуты — и специалисту начислена зарплата).
С групповой записью YCLIENTS удобно записывать начинающих татуировщиков на обучение
Еще у нас часто покупают сертификаты, которые мы тоже ведем в YCLIENTS. Бумажные напечатанные сертификаты можно забрать в студии или заказать в электронном виде. Для учета достаточно указать порядковый номер в программе, а затем его же внести в печатный сертификат.
Подарочные сертификаты помогают привлечь новых клиентов и сделать бренд более узнаваемым. Создайте собственный дизайн сертификатов прямо в YCLIENTS — такой, какой точно понравится вашей аудитории.

Узнайте подробнее о возможностях сертификатов и их настройке здесь.
За месяц покупают около 20 сертификатов. Раньше мы по привычке продолжали записывать сертификаты в Excel-таблицу. Потом поняли, что в этом нет смысла, и оставили только YCLIENTS. При продаже все отражается в системе — никаких ошибок или накладок. Удобно отслеживать аналитику, чтобы понимать, в какие периоды спрос на сертификаты растет.
Так выглядят печатные сертификаты от 365Days Tattoo
Так выглядят печатные сертификаты от 365Days Tattoo

Как изменилась работа тату-студии после внедрения YCLIENTS

Всего один час в месяц владелец тату-студии уделяет проверке зарплат мастеров. Раньше на подсчеты уходил целый рабочий день.
Администраторы перестали вручную рассылать однотипные напоминания. Раньше у каждого сотрудника на это уходило 30-40 минут ежедневно. Теперь администраторы уделяют больше времени общению с клиентами.
Руководителю стало комфортнее вести дела компании: рутинные процессы автоматизированы, есть время, чтобы полностью погрузиться в решение важных задач.
Протестируйте YCLIENTS — и вы тоже будете вспоминать учет финансов вручную как страшный сон. 7 дней работы в сервисе бесплатно!
Узнавайте первыми о наших новостях